Transformação digital nas PMEs: Por onde começar e como medir o respetivo impacto

Mais do que uma tendência, a transformação/transição digital das PMEs tornou-se uma necessidade cada vez mais premente.

Essa urgência encontra-se bem patente nos resultados do estudo “Novos Desafios Digitais, a Gestão das PME”, levado a cabo pela GfK, PHC e jornal Expresso, que nos diz que 90% dos gestores de PMEs nacionais inquiridos assumem que as suas organizações já se entregaram por completo ao desafio de fazerem a transição digital.

O que significa “transformação digital” numa pequena ou média empresa?

Na prática, esta transformação digital, segundo os gestores que responderam ao inquérito a que fizemos referência, significa, antes de mais, melhorar os processos internos da empresa (57% das razões para se proceder à transição digital), a começar, desde logo, pela forma como se faz o armazenamento, acesso e consulta de documentos; se monitoriza a evolução da produção e vendas; e se comunica entre os diversos departamentos.

Neste processo, 27% dos gestores sublinham ainda a vontade de tornar a empresa mais competitiva e atrativa através da introdução de meios e procedimentos que vão ao encontro das necessidades dos clientes.

Já 18% dos inquiridos falam da necessidade de potenciar a área comercial e de marketing, ao passo que 16% esperam conseguir melhorar, significativamente, o serviço de atendimento e apoio ao cliente.

Como se percebe, além de tornar a gestão da PMEs mais simples, o grande objetivo por detrás da transformação digital é, sem dúvida, melhorar a relação com o cliente, oferecendo-lhe, nesse sentido, meios, produtos e serviços que se enquadrem nos seus desejos e hábitos de consumo.

Principais áreas que podem ser digitalizadas numa PME

Entre as áreas mais propensas à digitalização está, em primeiro lugar, a gestão administrativa da PME.

A gestão digitalizada de documentos, nomeadamente contratos, encomendas e faturas, permite não só poupar dinheiro, como também garantir uma melhoridentificação e análise da informação, um mais rápido acesso à mesma e, acima de tudo, uma forma de dividir o trabalho de forma mais eficiente.

Por falarmos em encomendas, a digitalização e a automação de processo em chão de fábrica e armazéns permite o aumento da produção que, por sua vez, resultará numa gestão logística mais eficiente.

Além de prazos de entrega mais curtos, com a ajuda da transformação digital, o serviço ao cliente poderá sofrer melhorias significativas na forma como a empresa comunica e recebe pagamentos, algo de essencial para uma gestão de ativos mais meticulosa e assertiva.

Como iniciar um plano de transformação digital passo a passo

Depois de quebradas as resistências internas à mudança (a começar, desde logo, pelas do próprio gestor/administrador), para se iniciar um processo de transformação digital que permita à PME obter os resultados que espera/deseja, é importante perceber quais as áreas/departamentos que mais carecem de melhorias.

Perceber onde a empresa se encontra e quais os objetivos a longo prazo são aspetos que devem, assim, integrar o segundo passo de uma transformação digital que conduza, num momento seguinte, a uma identificação das tecnologias que servirão para mitigar as necessidades digitais da PME.

Neste sentido, será essencial realizar-se uma análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) que identifique os pontos fortes e fracos e oportunidades e ameaças derivadas da transformação digital, assim como reunir uma equipa multidisciplinar que ajude o gestor a colocar em perspetiva as suas próprias crenças.

Daqui, deverá sair uma visão clara e objetiva do que fazer ao longo de todo o processo de transformação digital, que pode passar, por exemplo, pela automatização de processos manuais, redução do tempo de resolução de problemas e/ou promoção da poupança.

Eis-nos chegados, então, à necessária etapa de criação de um plano de ação que dê prioridade às mudanças de alto impacto e que possa dar à empresa resultados imediatos como, por exemplo, a digitalização do arquivo ou a introdução de meios de pagamento digitais.

Ainda neste passo, é importante que a comunicação seja clara e envolva todos os trabalhadores da empresa que, através de formações especializadas, possam ser capacitados para o bom uso da tecnologia.

Se tudo correr bem, é altura de identificar as tecnologias certas para as necessidades de transformação digital da empresa, atribuindo prioridade a soluções flexíveis e atualizadas que garantam a escalabilidade.

Como a transformação digital é um projeto nunca acabado, o último passo deverá ser a monitorização e o ajuste contínuo da tecnologia instalada, de modo a tornar a PME ainda mais eficiente e adaptável às mudanças na sociedade.

Ferramentas acessíveis para digitalizar processos sem grandes investimentos

A transformação digital de uma PME não tem, nem deve ser cara, e as seguintes cinco ferramentas são a prova disso:

1. Zapier

O Zapier permite automatizar tarefas entre diferentes apps, como Gmail, Google Sheets, Slack ou Mailchimp, sem precisar de saber programar. 

Por exemplo, pode criar regras automáticas que registam contactos num ficheiro sempre que alguém preenche um formulário no site. 

É ideal para PMEs que querem poupar tempo, reduzir erros e aumentar a produtividade com pouco investimento. Tem uma versão gratuita que cobre as necessidades básicas.

2. TPA Contactless REDUNIQ

Oferecer métodos de pagamento alinhados com as necessidades dos clientes e que permitam uma gestão mais eficiente das transações que a empresa faz e recebe não requer um investimento avultado.

Se a PME vende ao público, integrar um TPA da REDUNIQ permite oferecer pagamentos contactless simples, rápidos e adaptados aos clientes, com cartão ou carteiras digitais instaladas no smartphone, como MB WAY, Apple Pay e Google Pay.

Uma opção ainda mais versátil é o TPA Smart, um terminal portátil e intuitivo, com sistema operativo Android, ideal para negócios que querem centralizar várias funções num único dispositivo e simplificar o ponto de venda, e que permite não só aceitar pagamentos contactless, como também instalar aplicações de faturação (caso da app Parcela Já com UNICRE ou PIX), gestão de stock ou delivery.

3. RD Station

A RD Station é uma plataforma de automação de marketing que permite às PMEs gerir toda a sua estratégia digital num único lugar. Com funcionalidades que vão desde a captação de leads até à nutrição e conversão dos mesmos em clientes, esta ferramenta oferece uma visão clara do funil de vendas e do comportamento dos potenciais clientes.

Com a RD Station, é possível criar landing pages, gerir campanhas de e-mail marketing, segmentar a audiência e acompanhar métricas em tempo real. Isto significa que a PME pode tomar decisões baseadas em dados concretos, otimizando continuamente a performance da sua estratégia digital.

4. Zeev

A Zeev é uma plataforma low-code que ajuda as PMEs a automatizar e digitalizar fluxos de trabalho internos com agilidade, mesmo quando os colaboradores não têm formação técnica. A sua interface intuitiva permite criar processos personalizados, como aprovações de faturas, pedidos de férias ou registos de encomendas, com poucos cliques, sem necessidade de programação.

Uma das grandes vantagens da Zeev é a possibilidade de interligar diferentes departamentos da empresa, garantindo maior fluidez na comunicação e na partilha de informação, mesmo em estruturas mais pequenas ou com recursos limitados. 

Adicionalmente, os níveis de acesso podem ser configurados conforme a função e o perfil de cada utilizador, o que garante segurança e organização.

5. UiPath

O UiPath é uma das plataformas líderes mundiais em RPA (Robotic Process Automation), e pode ser um grande trunfo para PMEs que pretendem automatizar tarefas repetitivas, demoradas ou sujeitas a erro humano. 

Ao utilizar robôs digitais, a empresa pode, por exemplo, automatizar processos como a inserção de dados em sistemas, a reconciliação de faturas ou o envio de relatórios.

Para as pequenas e médias empresas, esta tecnologia pode parecer complexa à primeira vista, mas o UiPath tem vindo a desenvolver soluções cada vez mais acessíveis e fáceis de implementar. 

Existem até versões gratuitas (Community Edition) que permitem experimentar as funcionalidades da plataforma antes de investir numa versão mais robusta.

Com o UiPath, os colaboradores podem dedicar-se a atividades mais estratégicas e criativas, enquanto os robôs tratam das tarefas operacionais e rotineiras.

Indicadores e métricas para avaliar o sucesso da transformação digital

Como referimos anteriormente, a monitorização da transformação digital da empresa é uma etapa fundamental para aferir o sucesso da mesma e identificar e corrigir processos que não correspondam às expectativas.

Para facilitar esta tarefa, eis alguns indicadores e métricas que deverão ser analisados atentamente:

• Taxa de Aquisição de Novos Clientes: na prática, esta taxa mede a eficácia das estratégias de cooptação de clientes por intermédio do Marketing Digital;
• UX (Experiência do Utilizador): para quem vende online (uma boa porção das PMEs portuguesas), é importante avaliar o grau de satisfação do cliente com a sua jornada de compra. Tal é possível através do indicador UX (ou “experiência do utilizador”), que, na prática, inclui elementos relacionados com a velocidade de carregamento das páginas do site, layout e funcionalidade;
• Taxa de Conversão: esta métrica é o resultado do cálculo da percentagem de clientes que realizam uma determinada ação, como compra, registo, etc.;
• CAC (Custo de Aquisição de Cliente): este indicador dá-nos a conhecer o custo médio da conquista de um novo cliente para a empresa;
• LTV (Lifetime Value): indica o valor que um cliente trará à empresa.