A aprovação anual de contas nas sociedades comerciais é um processo fundamental para garantir a transparência e a conformidade financeira, devendo as sociedades em Portugal cumprir as normas, os requisitos legais estabelecidos e observar os prazos legais para evitar penalidades.
A aprovação anual de contas é um requisito legal obrigatório para todas as sociedades comerciais em Portugal. Este processo envolve a análise e aprovação das demonstrações financeiras da sociedade, qualquer que seja o seu tipo, incluindo o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e o relatório de gestão.
Estão ainda sujeitas à prestação de contas, as sociedades civis sob forma comercial, as sociedades anónimas europeias, as empresas públicas, as sociedades com sede no estrangeiro e representação permanente em Portugal (na parte respeitante à própria representação permanente) e os estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada.
Este procedimento é essencial para garantir a transparência e a prestação de contas a sócios e acionistas, a fornecedores, a clientes e outras partes interessadas. Ademais, a aprovação anual de contas ajuda a avaliar o desempenho financeiro da empresa e a identificar eventuais áreas de melhoria e atuação da sociedade.
O processo de aprovação anual de contas nas sociedades comerciais, em Portugal, geralmente, segue as seguintes etapas:
- Preparação das demonstrações financeiras pela administração/gerência da sociedade
- Revisão das demonstrações financeiras pelo contabilista certificado e/ou auditor externo, conforme aplicável
- Convocação da Assembleia Geral de acionistas/sócios para aprovação das contas
- Apresentação das demonstrações financeiras aos acionistas/sócios durante a reunião de Assembleia Geral
- Discussão e votação para aprovação das contas da sociedade
- Elaboração da ata da reunião de Assembleia Geral, na qual serão exaradas as deliberações que aí sejam tomadas.
Após a aprovação das contas, deve proceder-se ao registo da prestação de contas, que consiste no depósito da informação que dela faz parte. A obrigação de registo é integrada e cumprida através da entrega da IES (Informação Empresarial Simplificada), dando-se cumprimento às obrigações de entrega da declaração anual de informação contabilística e fiscal para com a Autoridade Tributária, a de prestação de contas com a Conservatória do Registo Comercial, e prestação de informação para fins estatísticos para com o INE, o Banco de Portugal e a Direção-Geral das Atividades Económicas.
O registo de prestação de contas deve ser instruído com (i) a ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados, (ii) o balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados, (iii) a demonstração dos resultados; (iv) a demonstração das alterações no capital próprio/património líquido, (v) a demonstração de fluxos de caixa, (vi) o anexo às demonstrações financeiras, a certificação legal das contas e (vii) o parecer do órgão de fiscalização, quando exista.
É importante observar os prazos estabelecidos por lei para a apresentação do registo da prestação de contas, que no caso das sociedades anónimas e das sociedades por quotas (unipessoais ou não), deve ser efetuado até ao 15.º dia do sétimo mês posterior à data do termo do exercício económico, por regra coincidente com o términus do ano civil, logo a prestação de contas deve ser registada até 15 de julho.
O não cumprimento dos prazos estabelecidos pode resultar em penalidades financeiras e outras consequências legais, incluindo a impossibilidade de distribuição de dividendos aos acionistas/sócios ou a conclusão de registos junto da Conservatória do Registo Comercial competente.
Rogério Fernandes Ferreira
Marta Machado de Almeida
Patrícia Largueiras
Inês Dias de Pinho
Miriam Vicente
Carolina Gomes Alves
Dionísia de Oliveira (estagiária de curta duração)